Privacyverklaring voor sollicitanten

Dit is een online loopbaanportaal van de Helvetia Baloise Group en haar gelieerde ondernemingen. Het wordt beheerd door Baloise Versicherungen AG, Aeschengraben 21, CH-4002 Basel (Zwitserland). Hiervoor hebben we een dienstverlener onder de arm genomen: Avature GmbH, Reichenbachstrasse 26, D-80469 München (Duitsland), die dit portaal beheert in naam van de Helvetia Baloise Group.

De belangrijkste begrippen uit dit document zijn:

• We, ons: de Helvetia Baloise Group en haar gelieerde ondernemingen.
  
  
• Loopbaanportaal: de webapplicatie waarmee we jouw sollicitatie resp. jouw gebruikersprofiel verwerken.
  
  
• Verwerken: elke vorm van behandeling van gegevens - d.w.z. het verwerven, bewaren, gebruiken, wijzigen, bekendmaken, archiveren of vernietigen.
  
  
• Bekendmaken: het toegankelijk maken van persoonsgegevens, bijv. inzicht verlenen, doorgeven of publiceren.
  
  
• Gegevens: persoonlijke resp. persoonsgebonden gegevens, dus gegevens die rechtstreeks verwijzen naar een identificeerbaar individu.
  

Voor vragen en verzoeken omtrent de verwerking van je gegevens in het kader van dit loopbaanportaal kan je je wenden tot onze gegevensbeschermingsfunctionarissen. Zij geven je verzoek graag door aan de bevoegde persoon of dienst. Je kan hen bereiken op de volgende adressen:

• Baloise Versicherung AG Schweiz: datenschutz@baloise.com
  
  
• Helvetia Germany: datenschutz@helvetia.de
  
  
• Baloise Versicherungen Germany: datenschutz@baloise.de
  
  
• Baloise Insurance Belgium: privacy@baloise.be
  
  
• Baloise Assurances Luxemburg: dataprotection@baloise.lu
  
  
• Baloise Life (Liechtenstein) AG: dataprotection@baloise-life.com
  
  
• Baloise Bank: group.ch_datenschutz-bank@baloise.ch

In dit loopbaanportaal verwerken we persoonlijke gegevens over jou. Hiertoe behoren:

... 1) Gegevens die je zelf invoert of uploadt:

• contactgegevens (bijv. naam, adres, telefoonnummer, e-mail),
  
  
• informatie over je opleiding en kwalificaties (bijv. behaalde diploma’s, talenkennis),
  
  
• gegevens over huidige en vroegere werkgevers (bijv. naam van de werkgever, tewerkstellingsduur, referenties),
  
  
• verdere gegevens uit je schriftelijke sollicitatie (bijv. je motivatie om bij ons te solliciteren, foto’s, verwijzingen naar bronnen zoals profielen op sociale media).

... 2) Gegevens die je ons meedeelt gedurende de sollicitatieprocedure (bijv. antwoorden op vragen omtrent kwalificaties, loonvoorstellen).

... 3) Gegevens die je ons meedeelt om een contractuele aanwerving voor te bereiden (bijv. AHV-nummer (AHV is een verzekering voor ouderdoms- en overlevingspensioen in Zwitserland), rekeningnummer, aantal kinderen).

We verwerken jouw gegevens

• om binnen het kader van onze precontractuele maatregelen sollicitatie-, selectie- en wervingsprocessen mogelijk te maken en om interne functiewissels te ondersteunen,
  
  
• om op basis van ons gerechtvaardigd belang contact op te nemen in het kader van onderzoeken die betrekking hebben op ons optreden als werkgever en op het wervingsproces,
  
  
• om je op basis van jouw toestemming te informeren over toekomstige vacatures die overeenkomen met jouw profiel en om de geschiktheid van uw sollicitatie voor andere banen die overeenkomen met uw profiel te controleren. Deze toestemming kan je steeds herroepen.
  
  
• om wettelijke verplichtingen na te komen.
  

Sollicitaties bevatten persoonsgegevens. We hechten er veel belang aan om daar op een zorgvuldige, voorzichtige en veilige manier mee om te springen. Om dit te kunnen garanderen, treffen we de volgende maatregelen:

• We behandelen je gegevens vertrouwelijk.
  
  
• We verwerken jouw gegevens enkel voor de gebruiksdoeleinden zoals die opgesomd zijn onder ‘Waarom verwerken we jouw gegevens?’.
  
  
• We gebruiken alleen veilige overdrachtsprotocollen om jouw gegevens door te geven.
  
  
• We leven de privacynormen na volgens de geldende richtlijnen. Dat is uiteraard ook van toepassing wanneer je over de landsgrenzen heen solliciteert.
  
  
• We bieden onze medewerkers regelmatig opleidingen omtrent het thema ‘gegevensbescherming’ en wijzen hen op hun bijzondere geheimhoudingsplichten.
  
  
• We controleren voortdurend of de privacy wordt nageleefd.
  
  
• We investeren voortdurend in gegevensbeveiliging en richten ons naar internationale normen zoals ISO 27001.
  
  
• Jouw gegevens worden opgeslagen in een rekencentrum binnen de Europese Unie.
  

Wanneer je solliciteert voor een van onze functies, hebben de personen, die betrokken zijn bij het invullen van deze functie of die ervoor zorgen dat het loopbaanportaal werkt, toegang tot jouw gegevens. Dat zijn bijvoorbeeld medewerkers van de personeelsdienst en de rekruteringsafdelingen, alsook de beheerders van dit loopbaanportaal.

Het is mogelijk dat een deel van je gegevens verwerkt wordt door juridisch zelfstandige bedrijven in binnen- en buitenland - zogenaamde ‘gegevensverwerkers’. Dit zijn bijvoorbeeld aanbieders van online assessments die we zelf niet kunnen uitvoeren. Dat gebeurt met de bedoeling om de procedures zo efficiënt mogelijk te maken. Deze gegevensverwerkers zijn contractueel verplicht om onze doeleinden inzake gegevensverwerking na te leven en jouw gegevens op een veilige manier te verwerken.

Behoudens wettelijke verplichting maken we je gegevens niet bekend aan derden.

Je kan steeds de door ons verwerkte gegevens bekijken, aanvullen, corrigeren, beperken of verwijderen. Dat gaat het gemakkelijkste via het loopbaanportaal zelf. Daar kan je bijvoorbeeld je contactgegevens, je cv of je antwoorden op vragen over kwalificaties bewerken. Je kan ook contact met ons opnemen om een inlichting, aanvulling, correctie of verwijdering aan te vragen.

Je hebt bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit .

Voor aanvragen omtrent inlichtingen, aanvulling, correctie, verwijdering of beperking verzoeken we je om contact op te nemen met de gegevensbeschermingsfunctionaris van het betrokken bedrijf en een kopie voor te leggen van een officieel identificatiedocument. Je kan dit rechtstreeks doen via het loopbaanportaal of via een van de opgegeven adressen (onder ‘Tot wie kan ik me wenden met vragen over gegevensbescherming?’).

Surfen op internet brengt altijd risico's met zich mee. We zorgen ervoor dat de bij ons bewaarde of de in dit loopbaanportaal ingevoerde gegevens op een veilige manier worden doorgegeven en verwerkt. Voor de beveiliging van jouw eindapparaat ben je zelf verantwoordelijk. Vraag dus na hoe je jouw gegevens het beste beschermt op jouw apparaten.

E-mails worden niet altijd versleuteld over het internet verzonden - zo ook vanaf dit loopbaanportaal, bijvoorbeeld wanneer je toestemming hebt gegeven om pas gepubliceerde jobs naar jezelf te versturen of wanneer onze medewerkers contact opnemen met jou. Vertrouwelijke documenten verstuur je best niet via e-mail. Bovendien: Wanneer je het belangrijk vindt dat je huidige werkgever niets te weten komt over je interesse in Helvetia Baloise , gebruik dan geen professioneel e-mailadres voor je registratie op dit loopbaanportaal.

Wanneer we veiligheidsrisico’s of misbruik vaststellen in dit loopbaanportaal, kunnen we de toegang onderbreken of blokkeren. We zijn niet aansprakelijk voor schade of gevolgschade die daaruit voortvloeit.

Jouw gegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor de bovenvermelde doeleinden.

Uw profiel wordt 3 maanden na de laatste afwijzing of intrekking van uw aanvraag automatisch verwijderd. Als u als potentiële kandidaat in onze database wilt blijven, wordt uw profiel bovendien automatisch verwijderd 18 maanden nadat u uw profiel voor het laatst hebt bijgewerkt of voor het laatst bent afgewezen voor een functie, tenzij u wilt dat uw profiel in het systeem opgeslagen blijft. Houd er rekening mee dat we sommige gegevens om juridische redenen langer moeten bijhouden.

De tekst in deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Als we wijzigingen willen doorvoeren, brengen we jou minstens 30 dagen voor de inwerkingtreding van de wijziging op de hoogte.